oleh KELOMPOK 22

1. Iswan B. Padu, S.H. 198211092009121004
2. Suhendra, S.H. 198610152009121007
3. Vito Haga Mursa, S.T. 198607302009121006
4. Westi Utami, S.Si. 198307162009122003
5. Magfirah Angraini, S.E. 198409282009122003
6. Sarman P.Sagala, S.E. 198601172009121001
7. Wike Yuningsih, S.P. 198503232009122002
8. Fitrianti Pratiwi, S.Kom. 198610302009122004
9. Tri Andriyanto, S.T. 198307142009121002

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Badan Pertanahan Nasional RI merupakan salah satu Lembaga Pemerintah yang mempunyai posisi strategis dalam pemerintahan NKRI. Dalam perjalanannya BPN dituntut untuk segera melaksanakan program-program yang berorientasi pada perwujudan pertanahan sebesar-besar untuk kesejahteraan dan kemakmuran masyarakat. Untuk mewujudkan hal tersebut dapat dilaksanakan diantaranya melalui dua hal besar yaitu melalui kebijakan politik pemerintahan (penyusunan sistem perundang-undangan) dan melalui program reforma agraria (landreform). Selain program tersebut saat ini BPN sedang gencar-gencarnya menertibkan tanah-tanah terlantar yang tertuang dalam PP No. 11 tahun 2010. Penertiban tanah terlantar tersebut pada akhirnya dapat diredistribusikan kepada masyarakat untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat. Namun dalam menjalankan semua program tersebut dibutuhkan suatu sistem birokrasi yang kuat (jajaran BPN yang handal), kebijakan-kebijakan yang tepat dan kinerja yang cerdas.
Konsep Reforma agraria merupakan suatu penataan kembali atau penataan ulang terhadap struktur pemilikan, penguasaan dan penggunaan tanah agar tercipta suatu struktur masyarakat yang adil dan sejahtera (Wiradi, G. 2001f). Dari konsep diatas BPN sebagai Lembaga Pemerintahan yang mengatur pertanahan mempunyai beberapa program besar untuk mewujudkan reforma agraria. Program-program yang telah dilaksanakan diantaranya: program pensertifikasian tanah untuk masyarakat menengah kebawah (prona), larasita, redistribusi tanah, program-program pemberdayaan masyarakat di bidang pertanahan, dsb. Dengan adanya program-program tersebut diharapkan rakyat menengah kebawah dapat segera memiliki kepastian hak atas tanah dan rakyat kecil yang tidak mempunyai tanah dapat memiliki tanah dari hasil redistribusi tanah, sehingga dapat meningkatkan kesejahteran dan keadilan bagi rakyat.
Program prona dan redistribusi tanah sudah berjalan di beberapa daerah yang tersebar di seluruh Indonesia, hal ini terwujud berkat kerjasama antar berbagai pihak BPN Pusat sebagai penentu kebijakan dan tentunya tidak terlepas dari peranan kantor-kantor wilayah dan kantor pertanahan kabupaten/kota dimana program tersebut dilaksanakan. Kepala BPN sangat memberikan apresiasi bagi kantah-kantah yang mampu mewujudkan program prona tersebut. Apresiasi yang diberikan oleh Kepala BPN diantaranya dengan penyerahan sertifikat kepada masyarakat secara langsung oleh Kepala BPN.
Dalam melaksanakan program-program pelayanan pertanahan untuk mewujudkan sebesar-besar kemakmuran dan kesejahteraan masyarakat tersebut tentunya dibutuhkan unsur-unsur penunjang yang dapat membuat program-progam pelayanan pertanahan tersebut berjalan dengan baik. Unsur-unsur penunjang tersebut diantaranya yaitu unsur pengelolaan administrasi, unsur pengaturan protokol dan unsur keamanan. Unsur pengelolaan administrasi diperlukan untuk mempermudah dalam penyusunan dan penataan administrasi Badan Pertanahan Nasional RI. Unsur pengaturan protokol diperlukan untuk tata cara dalam penyelenggaraan suatu acara yang diselenggarakan oleh Badan Pertanahan Nasional RI (meliputi tata upacara, tata tempat dan tata penghormatan) agar berjalan tertib, hikmat, rapi, lancar dan teratur sesuai dengan aturan yang berlaku. Sedangkan unsur keamanan diperlukan untuk melaksanakan pengamanan personel, materiil dan informasi di lingkungan Badan Pertanahan Nasional RI.
Untuk itulah Badan Pertanahan Nasional RI membentuk Biro Tata Usaha dan Protokol Pimpinan yang memiliki fungsi untuk melaksanakan unsur-unsur penunjang tersebut. Biro Tata Usaha dan Protokol Pimpinan dipimpin oleh Kepala Biro dan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya bertanggungjawab langsung dan berada di bawah sestama.
B. Maksud dan Tujuan
Maksud kegiatan orientasi ini adalah untuk memberikan pemahaman kepada para CPNS mengenai tugas pokok dan fungsi Badan Pertanahan Nasional RI, khususnya pada Biro Tata Usaha Pimpinan dan Protokol (TUPP), program kerja serta permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi tersebut secara menyeluruh dan utuh.
Secara umum, tujuan kegiatan orientasi ini agar Calon Pegawai Negeri Sipil mampu untuk :
1. Memahami arah dari Rencana Strategis BPN RI, dan berkontribusi nyata untuk turut mensukseskannya.
2. Memahami Tugas Pokok dan Fungsi di setiap satuan kerja, dan mampu melaksanakannya.
3. Memahami Tata Cara Kerja di setiap satuan kerja, dan mampu melaksanakannya.
4. Memahami peraturan-peraturan di bidang pertanahan.
5. Mampu bersosialisasi di lingkungan kerja dangan memperhatikan aspek tata krama dan etika.

C. Waktu Pelaksanaan
Orientasi Tugas Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Kelompok 22 pada Biro Tata Usaha Pimpinan dan Protokol (TUPP) dilaksanakan mulai tanggal 27 September s.d. 08 Oktober 2010, dimana alokasi waktu untuk pelaksanaan orientasinya adalah 2 minggu (10 hari kerja efektif).

BAB II
PELAKSANAAN ORIENTASI
A. Profil Unit Kerja
Profil unit kerja Biro Tata Usaha Pimpinan dan Protokol secara garis besar dapat dilihat pada bagan struktur organisasi berikut :

GAMBAR 1
STRUKTUR ORGANISASI
BIRO TATA USAHA PIMPINAN DAN PROTOKOL (TUPP)
(Peraturan Kepala BPN RI Nomor 3 Tahun 2006)
B. Peraturan dan Pedoman Kerja
Dasar hukum keprotokolan yang berlaku di lingkungan Badan Pertanahan Nasional mengacu pada :
1. Peraturan perundangan-undangan antara lain :
a. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1987 tentang Protokol.
b. Peraturan Pemerintah Nomor 62 Tahun 1990 tentang Ketentuan Keprotokolan mengenai Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan.
c. Peraturan Kepala Badan Pertanahan Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2006.
d. Instruksi Presiden RI No. 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
e. Peraturan Presiden nomor 10 tahun 2006 tentang Badan Pertanahan Nasional
f. Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia nomor 2 tahun 2006 tentang Pola Karier Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia;
g. Peraturan Kepala Badan Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pertanahan Nasional RI
h. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 98/M Tahun 2005 tentang Penetapan dan Pengangkatan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia
i. Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional nomor 4 Tahun 2008 tentang Uraian Tugas, Subbagian, Seksi dan Subbidang di Lingkungan Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia
j. Rencana Strategis Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Tahun 2010-2014 (RENSTRA BPN RI TAHUN 2010-2014)
k. Rencana Strategis Biro Tata Usaha pimpinan dan Protokol Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Tahun 2010-2014
l. Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia No.8 tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas dan Tata Kearsipan
m. SK Kepala BPN No. 211.132-11073 tanggal 17 Desember 1990 tentang Pembentukan Satuan Pengamanan Badan Pertanahan Nasional RI
n. Undang-undang Nomor 8 tahun 1987 tentang protokol.
o. Peraturan pemerintah Nomor 62 tahun 1990 tentang Ketentuan Keprotokolan mengenai Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan.
p. Undang-Undang Nomor 1 tahun 1982 tentang Pengesahan Konvensi Wina Mengenai Hubungan Diplomatik Beserta Protokol Operasionalnya Mengenai Hal Memperoleh Kewarganegaraan (1961) Dan Dan Pengesahan Konvensi Wina Mengenai Hubungan Konsuler Beserta Protokol Opsionalnya Mengenai Hal Memperoleh Kewarganegaraan (1963)
q. Peraturan Pemerintah Nomor 11 tahun 1959 tentang Sumpah Jabatan Pegawai Negeri Sipil dan Anggota Angkatan Perang.
r. Keputusan Presiden Nomor 32 tahun 1971 tentang Protokol Negara.
2. Tradisi, adat istiadat dan kebisaan setempat.
3. Azas timbal balik.
4. Praktek pergaulan internasional
5. Logika Umum.

C. Tugas dan Fungsi
Biro Tata Usaha Pimpinan dan Protokol dipimpin oleh seorang Kepala Biro dan bertanggung jawab serta berkedudukan langsung di bawah Sekretariat Utama dan mempunyai tugas melaksanakan urusan tata usaha pimpinan, pengamanan dan urusan keprotokolan. Dalam melaksanakan tugas Biro Tata Usaha Pimpinan dan Protokol menyelenggarakan fungsi :
a. Penyiapan urusan tata usaha pimpinan, pengamanan kepala, pimpinan dan urusan keprotokolan.
b. Pengkoordinasian dan pelaksanaan tata usaha Kepala Badan, Sekretariat Utama, dan Deputi.
c. Pelaksanaan urusan pengamanan dan keprotokolan Kepala Badan dan pejabat eselon I lainnya.
d. Pemberian fasilitas tata usaha bagi staf Khusus dan Komite Pertanahaan.

Biro Tata Usaha Pimpinan dan Protokol terdiri dari :
a. Bagian Tata Usaha Pimpinan.
b. Bagian Keamaan.
c. Bagian Protokol.

1. Bagian Tata Usaha Pimpinan
Bagian Tata Usaha Pimpinan mempunyai tugas melaksanakan urusan tata usaha Kepala, Sekretariat Utama dan Deputi-deputi. Bagian ini mempunyai fungsi :
a. Pelaksanaan urusan tata usaha Kepala Badan, Sekretariat Utama dan Deputi-deputi.
b. Pelaksanaan koordinasi urusan tata usaha Kepala Badan, Sekretariat Utama dan Deputi-deputi.
c. Pemberian fasilitas tata usaha bagi Komite Pertanahan dan Staf Khusus.

Bagian Tata Usaha Pimpinan terdiri dari subbagian :
a. Subbagian Tata Usaha Kepala, yang bertugas memberikan layanan ketatausahaan bagi Kepala Badan.
b. Subbagian Tata Usaha Perbantuan meliputi :
1) Subbagian Tata Usaha Sekretariat Utama.
2) Subbagian Tata Usaha Deputi I.
3) Subbagian Tata Usaha Deputi II.
4) Subbagian Tata Usaha Deputi III.
5) Subbagian Tata Usaha Deputi IV.
6) Subbagian Tata Usaha Deputi V.
7) Subbagian Tata Usaha Sekretariat Komite, yang bertugas memberikan layanan ketatausahaan bagi Komite Pertanahan dan Staf Khusus Kepala BPN RI.

2. Bagian Keamanan
Bagian Keamanan mempunyai tugas melaksanakan pengamanan Kepala BPN RI dan para pimpinan serta urusan keamanan dalam di lingkungan kantor BPN RI. Bagian Keamanan terdiri dari :
a. Subbagian Pengamanan Pimpinan
Subbagian ini mempunyai tugas melakukan kegiatan pengamanan bagi kepala BPN RI dan para pimpinan.
b. Subbagian Keamanan Dalam
Subbagian ini mempunyai tugas melakukan kegiatan pengamanan di dalam lingkungan kantor BPN RI.

3. Bagian Protokol
Protokol merupakan serangkaian aturan-aturan acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan terhadap sesorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintah atau masyarakat.
Bagian Protokol mempunyai tugas melaksanakan kegiatan keprotokolan bagi Kepala BPN RI dan para pimpinan. Dalam melaksanakan tugas Bagian Protokol menyelenggarakan fungsi :
a. Pelaksanaan kegiatan keprotokolan bagi Kepala BPN RI dan para pimpinan.
b. Penyiapan rencana pemberian penghargaan kepada perseorangan dan/ atau lembaga yang berjasa di bidang pertanahan.
c. Mengatur jadwal perjalanan, susunan acara kegiatan kunjungan Kepala BPN RI dan pimpinan.
Bagian Protokol terdiri dari :
a. Subbagian Protokol Kepala
Subbagian Protokol Kepala mempunyai tugas melakuakan kegiatan protokol bagi Kepala BPN RI dan penyiapan pemberian penghargaan.
b. Subbagian Protokol Pimpinan
Subbagian Protokol Pimpinan mempunyai tugas melakukan kegiatan protokol bagi Sekretaris Utama, para Deputi dan Inspektur Utama.

D. Identifikasi dan Analisis Masalah
Secara umum masalah yang dapat kami identifikasi dan kami analisis di Biro TUPP adalah sebagai berikut:
Anggaran di Biro TUPP

Gambar 2.
Alur Proses Penyusunan Anggaran di Biro TUPP

Proses Penyusunan Anggaran di Biro TUPP
1. Penyusunan Usulan Kegiatan
Usulan Kegiatan disusun oleh masing-masing bagian dari TUPP yaitu bagian TU, bagian protokol dan bagian keamanan. Di Bagian Protokol penyusunan usulan kegiatan kurang lebih mengacu pada beberapa hal diantaranya: reforma agraria, peningkatan kinerja dan percepatan pendaftaran tanah.
Penyusunan usulan kegiatan di protokol dibuat secara umum dengan mengambil rata-rata, contohnya : untuk 33 provinsi x rata-rata lumpsum x rata-rata jumlah orang x rata-rata biaya tiket x rata-rata biaya penginapan.
2. Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri
PPK beserta biro perencanaan dan kerjasama luar negeri membahas usulan kegiatan tersebut. Dari hasil pembahasan tersebut maka tersusunlah rencana anggaran.
3. Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri dengan Dirjen Anggaran membahas rencana anggaran tahunan secara keseluruhan. Setelah disetujui oleh Dirjen Anggaran tersusunlah DIPA.

Gambar 3.
Alur Proses Pencairan Anggaran di Biro TUPP

1. Proses pencairan dana di Biro TUPP diajukan oleh pelaksanan masing-masing kegiatan yang diusulkan kepada PPK. Dari PPK TUPP kemudian diajukan kepada PUM di Biro Keuangan.
2. PUM di Biro Keuangan mengurusi proses pencairan dana ke KPPN (Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara). Setelah anggaran cair dan diterima oleh PUM kemudian diteruskan kepada Biro TUPP yang kemudian diserahkan kepada pelaksana kegiatan (masing-masing bagian, yaitu Bagian TU, Bagian Protokol dan Bagian Keamanan).

Masalah/ kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan di TUPP
Proses pencairan dana yang lama
Proses pencairan dana terkadang menjadi kendala dalam menunjang kegiatan yang telah direncanakan. Hal tersebut diakibatkan karena ketentuan prosedur pencairan dana. Dalam proses pencairan dana harus melalui proses yang cukup panjang.
Pelaksana kegiatan mengajukan rencana kegiatan yang akan dilaksanakan kepada PUM. PUM kemudian mengeluarkan SPP (Surat Permintaan Pembayaran), yang didukung oleh data pendukung, misal dalam melakukan perjalanan dinas harus ada SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas). Untuk selanjutnya PUM mengajukan ke Biro Keuangan kemudian diterbitkan SPM (Surat Perintah Membayar), SPM tersebut diajukan ke KPPN. Apabila dokumen telah memenuhi syarat, KPPN kemudian mengeluarkan SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana).
Dengan dikeluarkannya SP2D maka dana bisa dicairkan melalui Bank.

Dalam proses pencairan dana terkadang membutuhkan waktu yang lama, hal tersebut disebabkan karena beberapa hal diantaranya:
- Berkas-berkas tidak lengkap
- PUM terkadang tidak segera mengajukan SPP ke Biro Keuangan
- Ada permasalahan di KPPN, contoh: ada anggaran kegiatan yang tidak sesuai dengan MAK (Mata Anggaran Kegiatan).
Solusi yang dilakukan untuk mengantisipasi diantaranya dengan melakukan kerjasama dengan agen tiket/ rekanan tiket, menggunakan uang saku sendiri untuk membiayai uang lumpsum dan uang untuk biaya penginapan.
Saran : Dalam mengajukan dan menyusun SPP dan SPM, diusahakan agar tidak melakukan kesalahan dan dokumen harus lengkap, serta perlu adanya kerjasama yang baik antar berbagai pihak.

Pasal 70 ayat 4 tentang biro TUPP & PROTOKOL
Dalam melaksanakan tugas masing-masing secara administrasi Kepala Sub Bagian TU Kepala,TU Perbantuan dan Sub Bagian Sekretariat Komite bertanggung jawab kepada kepala Bagian Tata Usaha Pimpinan dan secara fungsional bertanggung jawab kepada Kepala unit organisasi yang dilayani.
Identifikasi :
 Sesuai pasal 70 ayat 4 tentang Biro TUPP & PROTOKOL Peraturan Kepala BPN RI No 3 tahun 2006, TU Pimpinan mempunyai dualisme pertanggung jawaban.
 Mekanisme pertanggung jawaban.

Biro Tata Usaha dan Protokol di bentuk tahun 2006 dengan tujuan mempermudah/membantu kerja pimpinan dalam hal layanan ketata usahaan dan tata naskah.
TU Pimpinan meliputi :
 Sub bagian TU Kepala
 Sub bagian TU Perbantuan
 Sub bagian Sekretariat Komite
Kinerja dari sub bagian TU Kepala, TU Perbantuan dan sub bagian secretariat komite mempunyai ciri yang agak khusus dalam dalam hal bentuk pertanggung jawaban. Seperti yang tersebut diatas, bentuk pertanggung jawabannya meliputi administrasi dan fungsional. untuk bentuk pertanggung jawaban administrasi seperti informasi yang kami peroleh melalui setiap TU Deputi bahwaTU Deputi hanya meliputi pertanggung jawaban secara tertulis namun tidak diuraikan secara detail dan secara fungsional bentuk pertanggung jawabannya yaitu rutinitas kesehariannya dalam melayani pimpinan (Deputi maupun Sekretaris Utama). dilihat dari perannya masing-masing bahwa setiap kepala sub bagian idealnya hanya bertanggung jawab pada pimpinan langsung dalam artian keatas namun dalam realitanya seorang kepala sub bagian TU Kepala, TU Perbantuan dan sub bagian secretariat komite ternyata juga bertanggung jawab pada pimpinan yang dilayani di setiap unit organisasi masing-masing.
Dalam melayani pimpinan,kepala sub bagian TU Perbantuan khususnya TU Deputi secara teknis beban kerjanya beragam dan beban kerjanya bisa dilihat dari aktifitas kesehariannya. Aktifitas tiap TU Deputi berbeda-beda, terkadang ada TU Deputi yang lebih banyak menjalankan fungsi murni sebagai tata usaha dan ada juga disamping menjalankan tugas tata usaha juga membantu tugas direktorat di setiap kedeputian misalnya dalam hal analisa berkas yang didisposisikan maupun kelengkapan berkas yang masuk sebelum diteruskan ke direktorat masing-masing.
Setiap unit kerja di lingkungan BPN RI Pusat dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi harus sesuai dengan Peraturan Kepala BPN RI No 4 tahun 2006, semuanya telah diatur secara lengkap mengenai uraian tugas masing-masing unit kerja. Untuk TU Perbantuan khususnya belum diketahui lebih jelas mengenai mekanisme pertanggung jawaban yang dilakukan oleh karena kurangnya informasi yang kami dapat dari kepala sub bagian yang kami temui di TU Deputi masing-masing maupun TU Sekretaris Utama.

Saran:
 Dualisme yang terjadi dalam bentuk pertanggung jawaban pada kepala bagian TU Pimpinan dan unit kerja yang terkait merupakan hal yang baru di BPN RI. Keadaan ini memungkinkan adanya pemahaman yang multitafsir di kalangan pegawai.oleh sebab itu perlu adanya pengkajian ulang tentang tupoksi tersebut khususnya yang berkaitan dengan pasal 70 Peraturan kepala BPN RI No 4 tahun 2006 tentang Biro TUPP dan Protokol.
 Memperjelas Mekanisme pertanggung jawaban kepala sub bagian TU Kepala, TU Perbantuan dan sub bagian secretariat komite pada kepala bagian TU Pimpinan. mekanisme yang dimaksud adalah tata cara pertanggung jawaban kepada kepala bagian tata usaha.

Saran :
 Suatu rangkaian kerja yang dilaksanakan secara terus menerus dapat lebih efektif ketika ditopang oleh kondisi ruangan kerja serta sarana dan prasarana yang memadai.penataan ruang kerja yang meliputi penataan interior termasuk penataan ruang yang memiliki fungsi sebagai pemisah antara ruang staf dan pimpinan harus dilakukan.
Penyederhanaan suatu ruangan ataupun penataan ruangan kerja sangat diperlukan untuk memperoleh hasil kerja yang maksimal.disamping itu bisa menambah semangat kerja karena dengan suasana yang baru tentunya menambah semangat kerja dari karyawan.
 Untuk menambah efektifitas dan efisiensi kerja perlu dilengkapi dengan computer kantor.dibeberapa TU Deputi masih ada yang menggunakan laptop pribadi sehingga untuk mengantisipasi keadaan yang tidak diinginkan maka perlu adanya pemenuhan sarana dan prasarana berupa computer.

Masalah pada setiap Bagian di Biro TUPP
1. Bagian Tata Usaha Pimpinan
Belum digunakannya Aplikasi Digitalisasi Dokumen di Bagian Tata Usaha
Saat ini beberapa TU Pimpinan (Settama, Deputi I, Deputi III dan Deputi V) sudah menggunakan aplikasi dokumen dengan menggunakan Microsoft access. Karena masih kurang optimal dan ketidakseragaman aplikasi dokumen maka Biro TUPP membangun suatu sistem aplikasi digitalisasi dokumen. Dengan adanya sistem aplikasi digitalisasi ini diharapkan TU yang satu dengan TU yang lain akan saling terhubung. Sistem aplikasi digitalisasi dokumen ini dibangun dengan menggunakan PHP dan MySQL.
Namun, hingga saat ini sistem aplikasi ini masih belum digunakan walaupun sistem aplikasi ini dari aspek hardware sudah tersedia. Dari aspek pengguna aplikasi juga sudah tersedia, karena sudah dilakukan pelatihan untuk pengoperasian sistem aplikasi tersebut walaupun pelatihan penggunaan sistem aplikasi ini belum dilakukan di seluruh TU Pimpinan.
Kendala yang dihadapi sehingga aplikasi tersebut belum dapat digunakan hingga saat ini, yaitu masih belum adanya kesepakatan dalam menentukan apakah aplikasi ini akan dioperasikan berbasis intranet atau berbasis internet. Hal yang menyebabkan belum terjadinya kesepakatan yaitu karena faktor keamanan jaringan. Banyaknya dokumen penting yang bersifat rahasia yang terdapat di seluruh TU Pimpinan itulah yang menyebabkan perlunya mempertimbangkan faktor keamanan jaringan jika sistem aplikasi digitalisasi ini digunakan. Ada beberapa hal yang sebaiknya perlu dilakukan untuk meminimalisir kendala yang dihadapi, yaitu perlunya koordinasi antara Biro TUPP dengan PUSDATIN mengenai faktor keamanan jaringan yang perlu dilakukan (misalnya menggunakan firewall untuk membatasi akses ke dalam jaringan komputer), ada baiknya sistem aplikasi digitalisasi dokumen ini berjalan pada sistem operasi UNIX atau LINUX, ada baiknya aplikasi ini dijalankan secara intranet terlebih dahulu, untuk dapat mengetahui apakah aplikasi tersebut dapat berjalan dengan baik atau tidak. Apabila aplikasi tersebut dapat berjalan dengan baik kemudian ada baiknya sistem aplikasi digitalisasi dokumen ini dioperasikan berbasis internet, sehingga seluruh TU Pimpinan dapat saling terhubung, dan tentunya untuk mengoperasikan sistem aplikasi digitalisasi dokumen ini diperlukan sosialisasi dan pelatihan terhadap pengguna sistem tersebut.
2. Bagian Protokol
Protokol terdiri dari tiga hal meliputi:
Tata tempat:
Adalah: “Tata urutan seseorang sesuai dengan tingkat kedudukan dan jabatannya dalam negara, pemerintah dan masyarakat”
Tata upacara:
Adalah: “ Aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara kenegaraan dan acara resmi lainnya, yang menjadi pedoman penyelenggaraan upacara bagi instansi pemerintah tingkat pusat dan daerah dan bisa disebut juga tata upacara sipil”
Tata penghormatan:
Adalah: “ Aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah, dan Tokoh Masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan dan acara resmi”
TAHAPAN PROTOKOL (menurut Pedoman Protokol Negara)
1. Research – Listening (Penelitian dan Mendengarkan)
Penelitian suatu fakta, data dan informasi yang berkaitan langsung dengan sebuah kegiatan acara resmi dalam suatu organisasi. Kemudian melakukan pengevaluasian terhadap data, fakta dan informasi yang masuk untuk menentukan keputusan berikutnya.
2. Planning – Decision (Perencanaan dan Mengambil Keputusan)
Tahap ini memberikan sikap, opini , ide-ide dan reaksi yang berkaitan dengan kebijaksanaan serta termasuk menetapkan program kerja organisasi yang sejalan dengan kepentingan atau keinginan-keinginan pihak yang terkait.
3. Communication – Action (Mengkomunikasikan dan Pelaksanaan)
Tahap pelaksanaan berdasarkan informasi mengenai langkag-langkah yang disusun pada tahap sebelumnya, sehingga dapat menimbulkan outcome yang efektif.
4. Evaluation (Mengevaluasi).
Mengadakan penilaian terhadap hasil-hasil dari program-program kerja dari segi keefektivitasan dari teknis yang telah dilaksanakan.

KUNJUNGAN Ka. BPN RI
Kunjungan Ka. BPN RI terbagi dua:
1. Berdasarkan disposisi Ka.BPN RI langsung
2. Berdasarkan permintaaan pihak-pihak yang mengajukan permohonan.
TIM – TIM pada saat menjelang kunjungan Ka. BPN (berdasarkan urutan waktu):
1. Tim Penjajakan
- Bekerja dari sebulan sampai seminggu sebelum kunjungan.
- Membuat catatan perjalanan yang meliputi:
+ Lokasi yang akan didatangi.
+ Jarak tempuh dari bandara menuju lokasi , lokasi satu ke lokasi lainnya
+ Keamanan lokasi
+ Akses transportasi
+ Fasilitas penginapan
+ Kondisi geografis
+ Dokumentasi berupa foto-foto penunjang, seperti : foto lokasi yang akan dikunjungi, foto jalan menuju lokasi, foto-foto kondisi hotel, foto situasi lapangan/lokasi acara dan foto fasilitas penunjang di lokasi.
- Selanjutnya catatan perjalanan akan direkapitulasi dalam bentuk Itinenary, yang nantinya akan dilaporkan kepada Ka. BPN sebagai pertimbangan layak atau tidaknya kunjungan kerja tersebut dihadiri.
- Setelah mendapatkan persetujuan dari Ka. BPN, selanjutnya akan dibentuk Tim Advance.

2. Tim Advance
- Berada di lokasi minimal H-1 sebelum kunjungan dilaksanakan.
- Melakukan pekerjaan yang meliputi:
+ Survey ke lokasi, melakukan pengecekan yang berkaitan dengan tata tempat
+ Informasi detail mengenai acara yang akan dikunjungi
+ Melakukan koordinasi dengan pihak penyelenggara mengenai rundown acara dan jadwal kegiatan Ka. BPN selama berkunjung.
+ Melakukan pengecekan ke hotel yang akan ditempati Ka. BPN, meliputi: kelengkapan, fasilitas dan hal penunjang lainnya.
+ Berada di lokasi kedatangan Ka. BPN (penjemputan).
+ Memastikan faktor keamanan.
+ Memastikan transportasi yang akan digunakan, dll
- Setelah Ka. BPN datang ke lokasi maka tugas Tim Advance dialihkan ke Tim Pendamping.

3. Tim Pendampingan
- Melakukan pendampingan kepada Ka. BPN dimulai dari awal keberangkatan sampai dengan perjalanan pulang (kunjungan dinas Ka. BPN selesai).
- Pendampingan melingkupi kegiatan yang bersifat teknis dan non teknis.
Selain untuk kunjungan Ka. BPN ke daerah, Bag. Protokoler juga menangani tata tempat di kegiatan-kegiatan lain, misalnya:
- Rapat Ka. BPN RI dengan antar Lembaga/Kementerian.
- Rapat internal BPN yang diprakarsai oleh Ka. BPN
- Memenuhi undangan rapat di Istana Negara
- Rapat Ka. BPN di DPR, dll
Evaluasi kegiatan bisa berbentuk Laporan Kegiatan Kunjungan yang ditujukan kepada Ka. BPN RI dan Ka. Biro TUPP, juga bisa berbentuk Laporan Keuangan yang ditujukan kepada Biro Keuangan dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

KENDALA
Kendala-kendala yang ditemui Bag. Protokol selama melakukan tugas keprotokolannya, baik yang berasal dari tugas pendampingan kunjungan ke daerah maupun lingkup lainnya:
1. Banyak pihak yang belum mengetahui bahwa Keprotokolan itu merupakan sesuatu yang baku dan mempunyai Landasan Hukum. Tidak jarang ada pihak yang menganggap protokoler sebagai sesuatu penghambat kelancaran suatu acara, sehingga terkadang ada pihak yang kurang kooperativ dengan Tim yang dikirim oleh Bag. Protokol.
2. Pihak penyelenggara acara yang akan dihadiri oleh Ka. BPN kurang komunikatif, sehingga terjadi miss-comunication yang menghambat jalannya acara.
3. Banyak pihak yang ingin bertemu langsung dengan Ka. BPN mengakibatkan jadwal kunjungan sedikit banyak terganggu dan kurang fokus.
4. Disposisi mendadak mengenai kunjungan Ka. BPN RI mengakibatkan Bag. Protokol harus mampu mempersiapkan segala sesuatunya dalam waktu yang singkat.
5. Kondisi fisik personel yang tidak fit terkadang bisa menjadi kendala tersendiri.
6. Jumlah personel Bag. Protokol dirasa kurang, terlebih ketika volume kerja berada pada tahap maksimal (padat).

ANALISIS MASALAH
1) Melihat dari uraian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa pola kerja Tim Penjajakan, Tim Advance dan Tim Pendampingan yang dibentuk oleh Bag. Protokoler sudah mengikuti pedoman tahapan program kerja yang terdapat pada buku Pedoman Protokol Negara yang dikeluarkan oleh Kepala Protokel Negara/ Direktur Jenderal Protokol dan Konsuler, Departemen Luar Negeri Republik Indonesia. Tahapan yang dimaksud adalah dimulai dari tahapa Research-Listening sampai dengan Evaluation.
2) Dari kendala-kendala yang ditemukan, kenadala tersebut bisa disebabkan oleh beberapa faktor:
a. Faktor Teknis
Misalnya kendala kurang pahamnya banyak pihak mengenai Protokoler, Miss-comunication antara pihak yang terkait dan adanya disposisi mendadak dari Ka.BPN mengenai kunjungan kerja.
b. Faktor Non Teknis
Misalnya kondisi fisik tim yang dikirimkan olah Bag. Protokol dan kurangnya jumlah personel ketika volume kerja sangat padat.
Dalam pelaksanaan sebuah kegiatan pasti ditemukan banyak kendala, namun kendala tersebut tidak bisa dijadikan alasan penghambat kelancaran sebuah program kerja. Oleh karena itu, walaupun tidak dapat dihindari namun harus cepat-cepat dilakukan tindakan yang bisa meminimalisir kendala itu.
3) Bag. Protokol terkadang tidak hanya mengurus masalah protokol yang berhubungan langsung dengan Ka. BPN dan Pimpinan, jika Ka. BPN menurunkan disposisi yang berisi perintah untuk mempersiapkan Rapat yang berskala besar, Bag. Protokol juga mengurus fasilitas, sarana dan prasarana bagi para undangan. Melihat beban kerja yang besar dan jumlah staff yang terbatas, maka kuantitas personel juga patut menjadi perhatian tersendiri.
3. Bagian Keamanan
Keamanan yang ada pada sebuah organisasi atau lembaga diperlukan untuk memberikan kenyamanan dalam melakukan pekerjaan yang dilakukan oleh lembaga tersebut. Memang tugas pokok keamanan dipunyai oleh lembaga polisi, tetapi dalam sebuah lembaga, tugas pengamanan tidak selamanya dilakukan oleh polisi, ada pengamanan yang dilakukan secara swakarsa dan dilakukan oleh petugas yang dibentuk oleh instansi/proyek/badan usaha untuk melakukan keamanan fisik (physical security) dalam rangka penyelenggaraan keamanan di lingkungan kerja. Pengamanan itu berupa perlindungan terhadap orang yang bekerja dan aset-aset yang mereka miliki.
Begitu pula halnya dengan Biro TUPP pada Badan Pertanahan Nasional yang mempunyai bagian yang khusus mengurus keamanan. Hal ini dipandang perlu karena dalam melaksanakan pengamanan akan memberikan perlindungan terhadap orang dan infrastruktur yang ada ini. Perlindungan ini pada akhirnya akan menciptakan situasi yang nyaman. Sebagai contoh, pengamanan dapat lebih diprioritaskan kepada pimpinan yang ada di sebuah lembaga. Hal ini diharapkan agar pemimpin tersebut dapat lebih bekerja secara optimal, sehingga pada akhirnya organisasi atau lembaga tersebut dapat berjalan dengan baik.
Tugas Pengamanan yang diberikan kepada Bagian Keamanan pada Biro TUPP di BPN (bagian keamanan pimpinan) sesuai dengan tupoksinya adalah melaksanakan pengamanan Kepala BPN serta para Pimpinan yang ada di Badan Pertanahan Nasional. dalam menjalankan tugasnya ini bagian keamanan akan melaksanakan standar yang diperlukan dalam melaksanakan pengamanan, yang dapat berupa :
1. Mengidentifikasikan skenario ancaman-ancaman yang dapat timbul;
2. Menentukan alternatif-alternatif yang diperlukan untuk mengatasi setiap skenario yang terindikasi dapat mengancam keamanan.
Standar yang dilakukan ini dapat membantu pengamanan yang dilakukan karena dengan standar seperti ini pengamanan yang dilakukan dapat terarah, serta dapat mempermudah dalam kooordinasi dengan unit-unit terkait dalam rangka penanganan keamanan terhadap unsur pimpinan yang ada di BPN ketika melakukan kunjungan ke daerah. Selain menjaga keamanan pimpinan, bagian keamanan juga menjaga keamanan di lingkungan Kantor, berupa pengamanan terhadap aset-aset kantor yang dimiliki, yang dalam hal ini disebut keamanan dalam. Pengamanan aset disini selain pengamanan terhadap aset benda-benda fasilitas kantor, juga termasuk orang-orang yang sedang bekerja dalam tersebut.
Menurut Jamaludin : 2010, dalam melakukan pengamanan yang dilakukan ada beberapa tugas atau fungsi dan tanggung jawab yang dapat dijelaskan oleh yaitu :
1. Melaksanakan pengamanan secara menyeluruh di lokasi kerja;
2. Melaksanakan Tugas dan Fungsi sesuai dengan penempatan dilokasi masing-masing;
3. Melakukan pemeriksaan pada tamu / pemilik yang akan masuk ke area kerja;
4. Menahan KTP/ SIM setiap tamu yang akan memasuki area kerja;
5. Memeriksa setiap Mobil / Motor yang masuk atau keluar;
6. Khusus untuk mobil bak terbuka / tertutup HARUS diperiksa, Muatan dan Surat Jalan;
7. Penjagaan di Pos 1 sampai 6 harus Berputar / Berganti dengan Pos terdekat Setiap Jam. Contoh : Anggota Pos 1 menduduki Pos 2, Pos 2 menduduki Pos 3 dan seterusnya;
8. Melaporkan setiap saat melalui HT keadaan sekitar atau situasi ke Posko;
9. Penggeseran Anggota dilaporkan ke Posko dari masing-masing Pos 1 sampai dengan Pos 3. Begitu sebaliknya, Posko memonitor setiap saat keadaan / situasi di Pos 1
sampai dengan 3;
10. Pintu Pagar/ Gerbang harus selalu tertutup, Anggota Harus Stand-By ditempat;
11. Menjaga dan memelihara Asset dan Inventaris Perusahaan;
12. Menertibkan Parkir Mobil dan Motor pada saat parkir;
13. Anggota Bertanggung Jawab atas Tugas dan Fungsi, selama melaksanakan tugas.
Dari beberapa tanggung jawab yang dijelaskan tersebut dapat dijelaskan bahwa tugas untuk mengatasi keamanan yang ada dalam sebuah organisasi amat berat namun bila dijelaskan dapat diketahui beberapa kelemahan-kelemahan yang ditemukan yang menjadi permasalahan yang sering dihadapi oleh bagian ini di BPN.

Adapun kelemahan yang sering dihadapi :
• Keterbatasan kualitas personel diimbangi dengan luasan dan banyaknya aset yang mesti diamankan
hal ini berarti bahwa setiap satuan pengamanan idealnya adalah pengamanan tersebut dapat memberikan rasa nyaman kepada orang-orang yang dilindungi. Sehingga apabila pengamanan yang ada telah memberikan rasa aman, maka jumlah satuan yang ada dapat dibilang cukup. Yang terjadi adalah jumlah satpam yang ada di BPN berjumlah 80 orang masih dirasa terbatas terutama dalam hal kualitasnya karena satpam yang ada belum dapat secara fokus bekerja dalam pengamanan dan juga tidak adanya pelatihan yang dilakukan secara berkala, sehingga ada anggapan yang ada satuan pengamanan tersebut lebih fokus kepada pengelolaan parkir yang ada dan lebih terlihat seperti juru parkir bukan satuan pengamanan.
Oleh karena itu, dalam menangani permasalahan ini diperlukan penambahan kualitas dari satuan pengamanan itu seperti perlunya dilakukan pelatihan-pelatihan dalam bidang pengamanan dan bidang-bidang yang terkait secara berkala sehingga kemampuan satuan terbuat lebih meningkat.

• Penggunaan CCTV (Closed Circuit Television)
Salah satu instrumen keamanan yang dapat menunjang kelancaran tugas bagian keamanan adalah penggunaan CCTV. Dengan alat ini, kita dapat memantau keadaan satu atau beberapa kawasan tertentu dari suatu tempat tanpa harus mendatangi tempat yang dilihat secara langsung. Selain dapat tercapai efisien waktu, penggunaan CCTV juga dapat mengefisiensikan dalam jumlah personel. Namun dalam prakteknya, terdapat kendala dalam penggunaan CCTV ini, seperti habisnya umur ekonomis alat ataupun terdapat kerusakan-kerusakan sebelum waktu umur ekonomisnya habis. Penggunaan CCTV di wilayah BPN sendiri telah menggunakan instrumen ini dalam unsur keamanan dengan kondisi, baik kuantitas maupun kualitas yang relatif memadai sebagai penunjang dalam keamanan di lingkungan kantor BPN sehingga tingkat keamanannya relatif berjalan dengan baik dan tingkat pencurian jika dibandingkan antara sebelum dan sesudah penggunaan CCTV mengalami penurunan. Namun, sering terjadi memang hal tersebut tidak selalu berjalan dengan lancar, berdasarkan kasus terbaru terdapat pencurian kendaraan roda dua di area parkir yang berdekatan dengan mess. Pencurian ini tidak dapat diungkap karena pada saat itu bersamaan dengan tidak berfungsinya CCTV khususnya display pada ruang monitor.
Penanganan hal ini menjadi bahan pemikiran, bahwa seharusnya jika telah mendapati instrumen keamanan, yang dalam hal ini CCTV rusak, maka secepat mungkin dilakukan perbaikan serta dengan waktu yang relatif cepat sehingga dapat dipakai kembali dalam memonitor situasi tempat tersebut. Selain itu, juga perlu dilakukan pemeliharaan berkala terhadap CCTV yang ada sehingga dapat mengoptimalkan fungsi alat. Selain itu juga keamanan perlu berkordinasi dengan staf-staf kedeputian lainnya agar dapat melakukan pengamanan yang baik, seperti akses ke penggunaan CCTV yang dimiliki oleh masing-masing unit di BPN RI. Sehingga pengamanan yang ada dapat lebih fokus dan jika terjadi hal yang tidak diinginkan, penanganannya yang dilakukan dapat lebih cepat, praktis dan efisien.
Dalam menangani masalah-masalah yang terjadi pihak keamanan juga harus memiliki inisiatif dalam penanganan keamanan yang ada sehingga penanganan tersebut dapat memberikan rasa aman terhadap pimpinan, aset (pekerja, infrastruktur, kendaraan) dan unsur-unsur lain. Selain itu pentingnya memperhatikan kualitas satuan pengamanan dengan bentuk pemberian insentif buat yang berjasa, atau dapat juga dapat berupa pelatihan berkala.

BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
1. Biro TUPP merupakan Biro baru yang berdiri pada tahun 2006. Biro TUPP dipimpin oleh Kepala Biro yang bertanggung jawab langsung pada Kepala BPN-RI melalui Sestama.
2. Biro TUPP mempunyai tugas melaksanakan urusan tata usaha pimpinan, pengamanan dan urusan keprotokolan.
3. Biro Tata Usaha Pimpinan dan Protokol terdiri dari 3 bagian, yaitu :
a. Bagian Tata Usaha Pimpinan.
b. Bagian Keamaan.
c. Bagian Protokol.
4. Bagian TU kepala dan TU pimpinan mempunyai tugas pokok salah satunya mengurus surat masuk dan surat keluar. Yang membedakan antara TU satu dengan TU lainnya adalah jenis suratnya yang berbeda.
5. Kondisi keamanan yang kondusif (aman dan nyaman) sangat mendukung kinerja para pegawai BPN.
6. Bagian protokol mempunyai peranan penting dalam mengatur acara-acara di BPN ( acara kunjungan kedinasan, tata upacara, dan acara resmi lainnya).

B. Saran
1. Untuk mendukung kinerja dan mencapai hasil kinerja yang optimal di bagian protokol (baik protokol pimpinan maupun protokol kepala BPN) hendaknya perlu ditambah jumlah pegawai.
2. Dalam melaksanakan tugas di bagian keamanan harus didukung dengan peralatan dan perangkat yang mempermudah pengawasan dan kontrol terhadap keamanan di lingkungan BPN. Sehingga perlu penambahan perangkat seperti CCTV dan alarm tanda bahaya.
3. Untuk mengantisipasi terjadinya kerusuhan dan gangguan keamanan di lingkungan BPN perlu adanya koordinasi dan kerjasama dengan pihak-pihak terkait. Namun dalam pelaksanaanya perlu adanya penyelidikan terhadap jumlah massa saat akan berorasi. Sehingga jumlah massa dan jumlah aparat yang menghadapi massa signifikan.
4. Untuk mendukung kinerja di bagian Tata usaha pimpinan dan kepala badan dibutuhkan suatu sistem yang sistematis untuk mengarsipkan surat keluar dan surat masuk.
5. Setiap TU Deputi sebaiknya memiliki ruangan khusus yang berfungsi sebagai media penyimpanan arsip.
6. Untuk menjaga agar arsip/data fisik tetap utuh dan tidak hilang sebaiknya setiap TU Deputi menyimpan arsip melalui media computer.
7. Penataan ruangan kerja setiap TU Deputi harus dilakukan untuk efektifitas dan efisiensi kerja disamping itu penambahan komputer untuk ruangan yang masih kekurangan komputer.

About these ads